Llevar al día un formato de control de vehículos en una empresa, es hacer inventario. Es hacer el conteo de lo que se tiene y en las condiciones que se mantiene. Para las compañías cuyo giro está involucrado con el transporte de alguna manera, tener control da tranquilidad.
Esta tranquilidad no sólo involucra a las finanzas. Se refleja en confianza de que los equipos están en buenas condiciones y que sus conductores están plenamente capacitados.
Lo principal para mantener un orden en relación a la flota es el papeleo. Tener siempre renovados los permisos y licencias de los vehículos y operadores. El éxito para que un inventario así funcione está en el seguimiento de ambos factores.
Datos generales para el control de vehículos
Además de la preponderancia de los documentos emitidos para registro, hay datos adicionales que contribuyen al control:
- Placas del vehículo
- Modelo de vehículo
- Nombre de usuario
- Fecha y hora de salida
- Fecha y hora de regreso de unidad
Un formato de control de vehículos en una empresa siempre debe mostrar la relación de transporte y conductor. Aunque haya ocasiones en que alguno varíe, así se mantiene un control de usuario y de uso del transporte. En caso de fallo mecánico, retraso en el desplazamiento o siniestro se sabrá quién estaba a cargo. Así como se tendrá al referente que indique el momento de necesitar mantenimiento.
Mantener en estado óptimo una flota puede representar un gasto significativo, por eso importante elegir un proveedor. Para ello es recomendable tener en consideración estos puntos:
- Conocimientos técnicos: Que conozca la manera de operación del equipo en cuestión, que requerirá mantenimiento físico y eléctrico, en especial con sistemas específicos
- Conciencia ecológica: Familiarizarse con los métodos de trabajo y los posibles desechos que se generen, sobre todo si se es Empresa Socialmente Responsable
- Ubicación: En un área geográfica conveniente, que la distancia para cubrir el servicio no genere un gasto adicional
Una manera de mantener en vigilancia la flota para seguridad de los vehículos y conductores es adoptar un sistema inteligente. Dotar a los transportes de GPS para monitorear su avance, corroborar la eficacia de su trayecto y proteger la carga. Tener control puede brindar confianza. Por último, en Xiga podemos ayudarte con tu control o administración de combustible.
